Openen – Documentair Structuurplan Voorbeeld

1. Inleiding

In de volgende paragrafen wordt een documentair structuurplan voorbeeld gegeven. Dit structuurplan is bedoeld als hulpmiddel bij het organiseren en structureren van documentatie binnen een organisatie. Het biedt een overzicht van de verschillende delen en secties die kunnen worden opgenomen in een documentair structuurplan.

2. Doel en voordelen van een documentair structuurplan

Een documentair structuurplan helpt bij het organiseren en beheren van documentatie binnen een organisatie. Het legt de structuur en hiërarchie van documenten vast en biedt een duidelijk systeem voor het opslaan, vinden en delen van documenten. Enkele voordelen van een documentair structuurplan zijn:

• Het verbetert de toegankelijkheid van documenten
• Het vergemakkelijkt het delen van documenten tussen medewerkers
• Het optimaliseert de vindbaarheid van documenten
• Het verhoogt de efficiëntie en productiviteit binnen de organisatie

3. Onderdelen van een documentair structuurplan

Een documentair structuurplan bestaat uit verschillende onderdelen die de structuur en hiërarchie van documenten in de organisatie weerspiegelen. Deze onderdelen kunnen onder andere de volgende zijn:

1. Hoofdcategorieën: Dit zijn de overkoepelende categorieën waarin documenten worden georganiseerd. Voorbeelden hiervan kunnen zijn: beleidsdocumenten, financiële documenten en personeelsdocumenten.
2. Subcategorieën: Dit zijn onderverdelingen binnen de hoofdcategorieën. Bijvoorbeeld binnen de categorie ‘beleidsdocumenten’ kunnen subcategorieën zijn: beleidsplannen, evaluatierapporten en richtlijnen.
3. Documenttypen: Dit zijn specifieke typen documenten binnen de subcategorieën. Voorbeelden hiervan kunnen zijn: jaarverslagen, projectvoorstellen en handleidingen.
4. Documentnummering: Dit is een systeem om documenten unieke nummers toe te kennen voor identificatie en traceerbaarheid. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit een combinatie van letters en cijfers.
5. Metadata: Dit zijn aanvullende gegevens die aan documenten kunnen worden toegevoegd, zoals de auteur, de datum van creatie en de laatste wijzigingsdatum.

4. Implementatie van een documentair structuurplan

Een documentair structuurplan kan worden geïmplementeerd met behulp van specifieke documentmanagementsoftware of gewoon door het gebruik van goed gestructureerde mappen en bestandsnamen. De implementatie kan variëren afhankelijk van de behoeften en omvang van de organisatie.

5. Onderhoud en evaluatie van een documentair structuurplan

Een documentair structuurplan moet regelmatig worden onderhouden en geëvalueerd om ervoor te zorgen dat het up-to-date blijft en aansluit bij de behoeften van de organisatie. Het is belangrijk om wijzigingen in de organisatiestructuur, nieuwe documenttypen en andere relevante factoren bij te houden en het structuurplan dienovereenkomstig aan te passen.

6. Conclusie

Een goed opgezet documentair structuurplan kan enorm bijdragen aan de efficiëntie en effectiviteit van documentbeheer binnen een organisatie. Het biedt een gestructureerd en georganiseerd systeem voor het beheren, vinden en delen van documenten. Door het volgen van de juiste structuur en het gebruik van geschikte tools kan een organisatie profiteren van de voordelen van een documentair structuurplan.

Vraag 1: Wat is een documentair structuurplan?

Een documentair structuurplan is een plan waarin de structuur en ordening van documenten binnen een organisatie worden vastgelegd. Het biedt een overzicht van de verschillende documenttypen, hun onderlinge relaties en de manier waarop ze worden gearchiveerd en beheerd.

Vraag 2: Waarom is een documentair structuurplan belangrijk?

Een documentair structuurplan helpt bij het creëren van een gestructureerd en efficiënt archiefsysteem. Het zorgt ervoor dat documenten gemakkelijk kunnen worden gevonden, gedeeld en bewaard. Hierdoor kunnen organisaties tijd en kosten besparen, en voldoen aan wet- en regelgeving omtrent archivering.

Vraag 3: Wie is verantwoordelijk voor het opstellen van een documentair structuurplan?

Het opstellen van een documentair structuurplan is een verantwoordelijkheid van de informatiebeheerder of archivaris binnen een organisatie. Deze persoon heeft kennis van archivering en documentbeheer en kan samenwerken met andere afdelingen om de structuur te bepalen.

Vraag 4: Wat zijn de elementen van een documentair structuurplan?

Een documentair structuurplan bestaat uit verschillende elementen, waaronder:

• Categorieën: de hoofdcategorieën waarin documenten worden onderverdeeld, bijvoorbeeld ‘Financiën’, ‘Personeelszaken’ en ‘Marketing’.
• Subcategorieën: onderliggende categorieën binnen elke hoofdcategorie, bijvoorbeeld ‘Inkoop’, ‘Salarisadministratie’ en ‘Campagnes’.
• Documenttypen: specifieke documenttypen die binnen elke subcategorie voorkomen, bijvoorbeeld ‘Facturen’, ‘Loonstroken’ en ‘Brochures’.
• Relaties: de onderlinge relaties tussen documenttypen, bijvoorbeeld welke documenten bij elkaar horen en hoe ze worden gearchiveerd.

Vraag 5: Hoe wordt een documentair structuurplan opgesteld?

Het opstellen van een documentair structuurplan begint met het analyseren van bestaande documentstromen binnen een organisatie. Vervolgens worden hoofd- en subcategorieën bepaald en worden documenttypen geïdentificeerd. Het plan wordt regelmatig geëvalueerd en aangepast op basis van veranderingen in de organisatie en de behoeften van gebruikers.

Vraag 6: Hoe kan ik een document in een documentair structuurplan opzoeken?

Om een document in een documentair structuurplan op te zoeken, moet je de juiste categorieën en subcategorieën volgen totdat je bij het relevante documenttype komt. Dit kan worden gedaan met behulp van een zoekfunctionaliteit of door handmatig door de structuur te navigeren.

Vraag 7: Welke voordelen biedt een documentair structuurplan?

Een documentair structuurplan biedt verschillende voordelen, waaronder:

• Efficiëntie: documenten kunnen gemakkelijk en snel worden gevonden en gedeeld.
• Compliance: voldoen aan wet- en regelgeving omtrent archivering en documentbeheer.
• Kostenbesparing: verminderde tijd en kosten voor het zoeken, opslaan en delen van documenten.
• Transparantie: duidelijkheid over de structuur en organisatie van documenten.
• Continuïteit: zorgen voor een gestructureerde aanpak van documentbeheer, zelfs bij personeelswisselingen.

Vraag 8: Wat zijn de uitdagingen bij het implementeren van een documentair structuurplan?

Bij het implementeren van een documentair structuurplan kunnen verschillende uitdagingen optreden, zoals:

• Weerstand van medewerkers tegen verandering en nieuwe procedures.
• Gebrek aan kennis of bewustzijn van het belang van een gestructureerd archiefsysteem.
• Technische beperkingen, zoals het ontbreken van geschikte software of systemen.
• Onvoldoende middelen of budget voor de implementatie en training van medewerkers.

Vraag 9: Hoe kan ik een documentair structuurplan up-to-date houden?

Een documentair structuurplan moet regelmatig worden geëvalueerd en aangepast om up-to-date te blijven. Dit kan worden gedaan door feedback van gebruikers te verzamelen, wijzigingen in documentstromen te analyseren en nieuwe documenttypen toe te voegen. Het is belangrijk om een efficiënt proces voor het beheer en de updates van het structuurplan te hebben.

Vraag 10: Is een documentair structuurplan alleen relevant voor grote organisaties?

Nee, een documentair structuurplan is relevant voor organisaties van elke omvang. Het biedt structuur en ordening, ongeacht het aantal documenten dat wordt beheerd. Zelfs kleine bedrijven kunnen baat hebben bij een documentair structuurplan om het beheer van hun documenten efficiënter en georganiseerder te maken.